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Questo è il manuale in italiano!
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Indice
Introduzione Personalizza Admin - Primo avvio - SETUP Azienda Gruppi Uffici Configurazione protocollo Opzioni - Profilo azienda Dati bancari Sicurezza Organigramma Multi azienda Messaggistica Exchange Menu Configurazioni Approvazioni Approvazione Opportunità Approvazione Preventivi Archivio Categorie Documenti Parametri di condivisione Assets [...]
10.1 Preventivi
Nella sezione
è possibile gestire i preventivi, eventualmente commutandoli in ordini ( Ordini ). Per creare un nuovo preventivo cliccare su "Nuovo preventivo" ( Nuovo preventivo ),Per caricare un preventivo a documenti cliccare su "Nuovo preventivo a documenti" ( Nuovo preventivo a docu ). Per effettuare una ricerca di tutti i preventivi che soddisfino determinate condizioni compilare in maniera opportuna i campi nella sezione "Filtro" della barra laterale, tenendo presente che: per impostare [...]
Configurare al meglio la visualizzazione dei Ticket nell' Help Desk
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A seguito dell'ultimo aggiornamento (Versione 9) è stata modificata la gestione della visualizzazione dei Ticket. In questo breve How-To vedremo le varie possibilità per configurare al meglio l'Help Desk.
Nella schermata principale dei Ticket è possibile filtrare gli elementi grazie ai controlli posizionati nella barra laterale e nella barra posizionata in cima alla finestra. Barra A Tramite i 2 controlli [...]
Progressivo preventivi
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In questa sezione puoi gestire la numerazione automatica dei preventivi e degli ordini (che è congiunta): Disabilitato: se la casella corrispondente è selezionata tutte le altre opzioni impostate in questa finestra saranno ignorate, e gli eventuali codici dovranno essere inseriti manualmente nel documento di vendita. Progressivo attuale: modificando questo valore la numerazione dei preventivi [...]
[...] Budget andiamo ad indicare il costo previsto per la mia commessa. Ovvero andiamo a inserire
le righe dei prodotti che mi aspetto di trovare all’interno dei Materiali dell’intervento. Posso anche inserire
il costo totale delle attività che prevedo di effettuare per questa commessa. Quando inserisco una riga di Budget devo indicare la Tipologia, ovvero il tipo di riga di budget :
Prodotto a catalogo: Come per i Materiali, inserisco un prodotto da catalogo e inserisco una quantità che prevedo di utilizzare, un costo unitario e un prezzo unitario [...]
[...] Categorie cliccando sull'iconcina adibita; un prodotto che non sia Attivo comparirà barrato nella lista dei prodotti; Pubblica indica se un prodotto sarà pubblicato sul catalogo; selezionare la Data Di Validità oltre la quale il prodotto non sarà più disponibile compilando direttamente il campo digitandola (in formato dd/MM/yyyy, dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando sull'icona del calendario: In tal modo sarà possibile selezionare direttamente la data dal calendario, cliccando sul giorno desiderato. il campo [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
[...] le categorie disponibili sopra elencate. Nella schermata a destra dell'elenco verrà esposto l'elenco dei campi importabili i campi importabili per una consultazione. selezionare il separatore, ovvero specifichiamo all'importatore di che tipo di file si tratta (Excel o CSV). infine clicchiamo il tasto Si caricherà la seguente finestra, dove avremo a disposizione un'anteprima dei dati:
Questo passaggio è fondamentale poichè andremo a specificare in Mappatura dei campi a quale colonna del file che abbiamo [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
[...] visualizzare ed aggiornare i propri dati anagrafici visualizzare e scaricare i documenti condivisi (preventivi, fatture ed altri tipi di files) visualizzare lo stato di avanzamento delle proprie richieste di assistenza ed aprire nuove segnalazioni consultare la knoledge base messa a disposizione per risolvere i problemi più comuni in autonomia gestire le liste delle newletter in cui è stato sottoscritto visualizzare il catalogo prodotti della nostra azienda visualizzare i grafici dei report analitici che sono condivisi con l'esterno richiedere [...]
Estensione dei Referenti dell'Opportunità In una azienda, un acquisto dipende da chi detiene effettivamente il potere decisionale di acquistare così come da altri soggetti coinvolti nel processo di implementazione ed utilizzo e che possono influenzare la decisione. I ruoli dei referenti nelle opportunità segue una classificazione stilata dai professori F.E.Webster e Y. Wind: per ogni azienda strutturata è presente un "centro di acquisto" dove gli attori presenti possono esercitare uno dei 6 ruoli di INFLUENZATORE [...]
[...] presente solo la categoria di default.
Per aggiungere una nuova categoria (cartella di archiviazione dei files) cliccare su . Si aprirà una schermata dove inserire la configurazione della nuova cartella
Categoria: il nome della cartella che si desidera creare Categoria di Appartenenza: definisce se la cartella che stiamo creando è una directory principale oppure una sottocartella di una già esistente Associa a categoria predefinita: è possibile associare la cartella ad una tipologia prevista in Tustena per l'archiviazione, in modo da rendere automatico il processo [...]
[...] eventi
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Scenario Vogliamo organizzare un evento a cui parteciperanno dei nostri clienti. Dovremmo inviare quindi un modulo per la registrazione in modo da tener traccia dei partecipanti e raccogliere i dati necessari. Soluzione Usufruendo di un database andremo a costruire una banca dati dove, attraverso un "WebService" implementato in una pagina Web, verranno registrate le partecipazioni all'evento e i dati dei partecipanti. Saranno forniti i sorgenti dei [...]
Approvazione Preventivi
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L'approvazione preventivi permette di inserire uno o più controlli sulle offerte che vengono redatte dal crm da parte di alcuni utenti e/o gruppi. Questo fa sì che se viene emesso un preventivo in uno stato confermato o chiuso-accettato, parta in automatico una regola di controllo sollecitando i responsabili dell'approvazione a verificare il documento per poterlo inviare al cliente.
Il commerciale che l'ha redatto potrà comunque generare il PDF: queesto però sarà in filigrana "bozza" [...]
[...] salvato potrai inoltre inviarlo tramite e-mail o stamparlo in .PDF
Nuovo preventivo (con caricamento dei prodotti presenti in Tustena)
Nella sezione "Preventivi" andrai ad inserire i dati anagrafici, i termini di pagamento e di consegna. Compila i vari campi tenendo presente che: nel campo "Richiesto da" puoi inserire il richiedente del preventivo selezionando il cliente (azienda/contatto/lead) i campi "Indirizzo..." si compileranno automaticamente alla selezione del richiedente con i dati presenti nella relativa scheda; il campo "Numero [...]
Barra dei comandi in anagrafica
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Il menu contrstuale che ocmpare cliccando il tasto Comandi permette di effettuare le seguenti operazioni sulla scheda o sui dati contenutivi: Log di modifica - Visualizza l'elenco di tutte le modifiche apportata alla scheda, riportando il Campo modificato, il Valore precedente , il Valore Attuale , la Data di modifica e l' Operatore . Stampa - Stampa la scheda. Invia tramite e-mail - Invia la scheda via email ad un indirizzo da selezionare. Aggiungi ai preferiti - Inserisce l'azienda nei preferiti [...]
[...] Questa particolare sezione permette all'azienda designata (dall'Administrator) la gestione avanzata dei ticket tramite il Portal. Scenario L'azienda TeleNet S.p.a (utilizza Tustena CRM) desidera gestire i Ticket assegnandoli ad un'altra azienda partner,AssoTen S.p.a (non utilizza Tustena CRM), che si occupa di determinate attività (assistenza tecnica) legate a TeleNet. Desidera inoltre, poter tener traccia di tutte le attività di evasione ticket e degli operatori assegnati. Soluzione L'assegnazione di Ticket ad aziende esterne è possibile attraverso l'accesso alla [...]
[...] Aziende, Contatti, Lead, Filtra elementi) Cliccare sul tab "Lead" , visto che vogliamo occuparci solo dei nuovi clienti, --> "Aggiungi lead da ricerca" Selezionare i criteri di ricerca desiderati. Nel nostro caso cercheremo tutti i clienti Lead inseriti dal 01/01/2011 al 08/04/2011 --> "Cerca" Mettere il flag sulla casella dei record che sono di nostro interesse (possiamo anche selezionarli tutti contemporaneamente) e cliccare "Aggiungi i selezionati alla lista" . Ora nel Tab "Clienti Lead A7X" premendo il pulsante "Aggiorna" verrano visualizzati [...]
[...] desk
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In questa sezione è possibile configurare numerosi aspetti dei ticket.
Menu Help desk Il menu si occupa della gestione dei ticket e della knowledge base. Configurazione ticket: influenza le modalità di inserimento e risoluzione dei ticket. Area d'intervento: si impostano gli operatori addetti ad una particolare area d'intervento. Tipologia del ticket: si impostano le categorie dei ticket in base all'area d'intervento. [...]
Personalizzazione dei template in Tustena
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A partire dalla versione 14 è possibile personalizzare le stampe modificando i template presenti di default in Tustena direttamente da SETUP>Moduli di Stampa Dal menu della colonna a sinistra è possibile operare su una delle voci presenti. Una volta selezionata, cliccando su si aprirà la schermata di
editing. Se non presente alcun template salvato per la sezione, il sistema aprirà automaticamente l'editor con il template di default pre caricato.
L'interfaccia Vediamo in dettaglio [...]
[...] Configurare il connettore di Exchange
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Questa sezione di configurazione dei settaggi globali del CRM permette di sincronizzare i contatti e gli appuntamenti di Exchange con Tustena in maniera mono o bidirezionenale. Per informazioni su come configurare Exchange per la delega degli utenti vedere l'allegato (inglese) GetFile.aspx?Page=Manuale%20IT.Exchange&File=CRM%20integration%20using%20EWS%20on%20Exchange%202010.pdf
Parametri di configurazione generale
Per prima cosa, crea un nuovo profilo di sincronizzazione [...]
[...] all'interno della cartella AppData/Custom 5) estrarre il file Tustena.ServiceManager nella directory dei programmi (ad esempio C.\Program files) 6) Aprire il prompt dei comandi, andare al percorso C:\Program Files\Tustena.ServiceManager e lanciare il comando Tustena.Components.TustenaServiceManager.exe /install
4) aprire ora il file Tustena.Components.TustenaServiceManager.exe.config della cartella Tustena.ServiceManager e modifcare la stringa di accesso TustenaPath nella sezione AppSettings. Si dovrebbe presentare una situazione di [...]
Utilizzo dei Listini in preventivi – ordini – fatture
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In questa pagina ti [...]
[...]
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{Incoming}
Da questo menu è possibile settare delle regole di approvazione per i preventivi e le opportunità, in modo da sottoporre i commerciali ad una verifica dell'opportunità o del preventivo nel momento in cui vengano oltrepassati i limiti dei paramentri [...]
[...] a documenti" sarà possibile catalogare un file di preventivo esistente. La differenza principale dei preventivi a documenti rispetto ai preventivi ( Nuovo preventivo ) è che anzichè inserire i singoli articoli sarà sufficiente allegare il file di preventivo [...]
[...] l’operatore verrà avvisato con un fallimento del vincolo. Altrimenti bisognerà andare nel cruscotto dei report dei flussi e cancellare quello già eseguito sull’anagrafica. Cliccando su Salva e vai all'editor del flusso possiamo andare a costruire/editare il nostro flusso operativo Andiamo ora a costruire il flusso accedendo all'editor: Dalla colonna a sinistra, possiamo accedere agli elementi disponibili per la costruzione del flusso, semplicemente cliccando sul nome del nodo da inserire. Sotto il modulo Oggetti del Flow si trovano [...]
[...] in (2.3.1.9). Attiva costi attività nei ticket: questa opzione abilità la maschera di inserimento dei costi all'interno dell'attività. Cambio destinatario attività: abilita la riasegnazione dell'attività all'interno dei ticket. Email per invio e ricezione ticket: indirizzo email utilizzato dal sistema di gestione dei ticket per inviare le risposte al cliente. Account esterno per l'apertura di ticket Questi campi servono ad impostare la mailbox [...]
[...] nel collegare i vari dati (record) secondo un modello logico in modo tale da consentire la gestione dei dati stessi da parte di Tustena. I dati all'interno del database possono contenere svariate informazioni come: Strutture dati che velocizzano le operazioni frequenti. Collegamenti con dati esterni(Aziende, Lead, Contatti). Informazioni di sicurezza, che autorizzano solo alcuni profili utente ad eseguire alcune operazioni su alcuni tipi di dati. Possiamo usufruire del database per le più svariate raccolte di dati: listini prezzi, codici clienti, indagini di mercato, [...]
[...] per registrare i pagamenti delle fatture.
E' possibile impostare il periodo di visualizzazione dei movimenti (di default è impostato il mese corrente) oppure inserire un range temporale tra quelli a disposizione piuttosto che specificare delle date a piacere. Cliccando sull'icona con la freccia verde verrà effettuato l'aggiornamento dei dati visualizzati.
Come inserire un nuovo movimento
Per inserire un nuovo movimento, per prima cosa andiamo a cliccare Registra Incasso Possiamo inserire una o più fatture già presenti a sistema, [...]
In questa pagina puoi visualizzare quali sono gli stati dei preventivi [...]